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El Departamento de Costos y Almacen

El Departamento de Costo y Almacen


MISION.
Controlar, y supervisar que se cumplan de una manera eficaz y eficiente las normativas de ingresos y egresos  de insumos para lograr obtener  los estándares  de operación.

VISIÓN.
Dar información oportuna y lograr  ser un eje fundamental para la toma de decisiones y el mejor control de los resultados del hotel

OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente manual ha sido elaborado con la finalidad de dotar a la Red de Hoteles Venetur S.A, de una herramienta que permita el control eficaz de todas  las áreas del hotel, para obtener menores egresos y mayores beneficios económicos  atendiendo las normas políticas y procedimientos establecidos en este manual.

DEPARTAMENTO DE COSTOS
La Contraloría de Costos es la unidad administrativa que se Encarga del control de  un grupo de subsistemas operativos del hotel que se encuentran en constante coordinación. Estos subsistemas son:
Control de compras
Control de recepción de mercancía
Control de almacenamiento y despacho de mercancía.
Control de producción.
Control de facturación de alimentos y bebidas.

FUNCIONES
El contralor de costos  es la persona encargada de llevar a cabo los controles de costos establecidos en el área de producción.
Planifica los inventarios físicos.
Toma física de inventarios.
Elabora los asientos contables de costos.
Control de las compras
Control de la recepción de mercancías.
Control de almacenamiento y despacho métodos de inventarios.
Control de producción
Valoración  de recetas y pruebas de rendimiento (porcinamente) Periódicamente  y cuando cambien proveedores.
Información de gastos periódicos de los diferentes departamentos.
Costos diarios.
Elaboración de costos de habitaciones.
Verificar y controlar comparativos de precios fluctuaciones.
Elaborar costos por puntos de venta
Control de la facturación  y venta de alimentos y bebidas.
Control de comandas.
Control de cheques de funcionarios.
Potenciales de bebidas. (Tragos y Cocteles).
Supervisión del mantenimiento de la consistencia  en cantidad y calidad para la preparación de las recetas.
Elaborar y costear los banquetes antes   y después de los eventos.
Analiza los inventarios de productos de  baja rotación.
Supervisar y evaluar los mínimos y máximos de los productos de los diferentes almacenes.
Supervisión directa de los almacenes, receptor de mercancía, centros de producción de Alimentos y  Bebidas y en los puntos de venta.
Tomas de inventarios selectivos tanto en el almacén como en los puntos de venta.
Supervisión de las cavas.
Controlar Par stock de los bares.
Hacer la reconciliación de costos e informes y debe entregarse los primeros días del mes.

IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COSTOS:
Su gran importancia se debe a la necesidad de controlar y registrar  correctamente las entradas y las salidas de los géneros utilizados en el servicio y otros suministros; también por la necesidad de procesar la información que emiten los departamentos involucrados en la operación  para obtener en el procesamiento de dicha información, datos que permitan una visión general sobre los beneficios del hotel.

UBICACIÓN
El departamento de control de costos forma parte de la dirección de administración.

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE COMPRAS.
En el almacén se genera  una solicitud de compras, basándose en sus máximos y mínimos y en los días establecidos. La misma  se envía al departamento de costos para que verifique  y le dé el visto bueno. Luego va  al comité de compras. Y elaboran orden de compras según procedimiento.
Lista de mercado  de frutas y verduras y carnes, pescados, mariscos, charcutería y lácteos  se le facilita la existencia al chef y en conjunto con el almacenista  solicitan las cantidades necesarias igualmente pasa por el departamento de costos y luego al comité de compras para su aprobación.

RECEPTORIA DE MERCANCIA
El departamento de compras entrega la orden de compra previamente autorizada, al receptor de mercancía.
Verifica los datos de la factura que cumpla con los requisitos legales y los cálculos estén bien realizados.
Cotejar la factura contra la orden de compra en relación a precio, cantidad y presentación.
Inspeccionar la mercancía en cuanto a la cantidad, calidad y condiciones de los artículos recibidos.
Revisar que la básculas funcionen con exactitud.
Utiliza la tarjeta de meat tag en la recepción de carnes, pollo, pescados, mariscos.
En la recepción de mercancía debe estar presente El Receptor de Mercancía y el representante del departamento que realizo la solicitud para dar conformidad al acto de compra.
Dar entrada en el sistema a las compras y luego pasar diariamente el reporte al Jefe de Costo para ser chequeadas y luego ser enviadas a cuentas por pagar con todos sus soportes

ALMACÉN GENERAL.
Realiza las solicitudes de compras según las necesidades.
Recibe con el receptor, las mercancía que van dirigidas al Almacén General. Igualmente debe verificar las cantidades recibidas  y la calidad del producto para luego realizar el registro en bin card (Tarjeta Kardex).
Debe cumplir con el proceso de rotación a todos los productos existentes en el almacén utilizando los métodos de inventario.
Controlar constantemente la calidad de almacenamiento y despachos de la mercancía.
Deben brindarle apoyo al Departamento de Costo en la toma física de inventario así como en los cuadres de discrepancias.
CONTROL DE PRODUCCION
Supervisar directamente los centros de costos de producción (Cocina, bares y otros). Con visitas diarias a los mismos.
Realizar análisis de rendimiento a los Alimentos perecederos.
Verificar que en la Cocinas se realicen las raciones de las carnes, pescados, legumbres, hortalizas y frutas entre otros que van hacer destinados para la venta.
Efectuar revisiones en los Bares para verificar si se manejan las medidas, presentación y elaboración de las bebidas con bases en recetas estándar.
Supervisar y conciliar los inventarios diarios de los Bares y realizar el análisis de los mismos.
Supervisar y conciliar los inventarios de alimento realizado por el departamento de Cocina a diario.

FUNCIONES DERIVADAS DEL CONTROL DE LA FACTURACIÓN POR VENTAS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS.
Conformación de las Comandas.
Comparación de las Comandas contra Cheques de Consumo.
Confirmación de que lo facturado sea lo mismo que lo comandado.
El Contralor de Costos debe llevar esos controles en forma natural y neutral; nunca realizarlos en forma sensacional o con carácter de una misión de ejecución.

PROCEDIMIENTO PARA CALCULAR PRECIO DE VENTA.
Luego de valorar las fichas técnicas de costo le aplicaremos el porcentaje de costos que se requiere para poder tomar en cuenta los gastos energéticos y la materia prima de la misma, esto está por estandarizarlo pendiente por definir.
Para el cálculo del costo diario se basara en salidas del almacén, se tomara inventarios para controlar la venta.

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Esta entrada fue publicada en julio 4, 2012 por .
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